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転職する予定の方必見!履歴書の書き方のポイント 項目によっては書かなくてもいいの?

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履歴書は転職活動に必須の書類であり、その人のプロフィールを応募企業に伝えるための重要な書類です。書き方のポイントを踏まえて、採用担当者にとって読みやすく好印象を与える履歴書に仕上げることが求められます。
そこで人事担当者から聞いた履歴書の基本の書き方から学歴・職歴や志望動機の書き方、履歴書用の写真についての注意点まで、必要な情報をお伝えします。
転職を初めてする方やこれから転職を考えている方は是非覚えておきましょう。

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  1. 履歴書の書き方
    1. ポイント①: 履歴書は自分自身を証明するための書類
    2. ポイント②: 志望動機は応募企業に合わせて作成がベター
    3. ポイント③:手書き指定でない限り、データ作成で良い
    4. ポイント④ : 手書きを指定された場合は、丁寧に記入する
    5. ポイント⑤: フォーマットの指定がなければ、形式は自由
    6. ポイント⑥: 提出する日の日付にする
    7. ポイント⑦ : 誤字脱字や記入ミスがないか見直す
    8. ポイント⑧: データ印刷の用紙サイズはA3がベスト
  2. 履歴書のテンプレート
    1. ① 作成日と年号表記
    2. ②③ 住所(現住所・ふりがな)
    3. ④ 連絡先
    4. ⑤⑥ 学歴・職歴
    5. ⑦資格
    6. ⑧通勤時間
    7. ⑨本人希望欄
  3. 履歴書の学歴・職歴欄の書き方
    1. ①学校名や企業名は必ず正式名称で
    2. ②日付や和暦・西暦のどちらかで統一する
    3. ③時系列で順を追って記入する
    4. ④学歴は中学卒業時から記入する
    5. ⑤職歴は所属企業ごとに記入する
    6. ⑥職歴の最後の行に「現在に至る」と記入し、次の行に右寄せで「以上」と書く
    7. ⑦退職した場合は、退職理由に合った書き方をする
  4. 履歴書の志望動機欄の書き方
  5. 履歴書の写真をきれいに撮ろう!
  6. 「自撮り写真」は避ける
  7. スーツの着用が基本
  8. 身だしなみをチェックする
  9. 表情が暗く見えないようにする
  10. 写真の貼り付けは丁寧に
  11. 写真をデータ印刷するのは避けた方がよい
  12. 写真の裏面に名前を書く
  13. 履歴書を送付・持参するときのポイント
    1. ①郵送する場合
    2. ②メールで送付する場合
    3. ③面接時に担当者に渡す場合
  14. まとめ

履歴書の書き方

履歴書は以下のポイントに注意して書きましょう。

ポイント①: 履歴書は自分自身を証明するための書類

履歴書は自分の経歴や保有資格、現住所や連絡先などの個人情報を記載する書類です。採用過程で本人確認をしたり、採用後にその人の情報を記録として残すための書類であり、記載する内容の多くは客観的な事実やデータになります。

つまり、職務経歴書のように自分の思いや感情を盛り込みながら、応募企業にアピールする余地はそれほどないし、履歴書でアピールしようとする必要もありません。自分がその会社に入りたいという強い意思や入社後にやりたいことなどの希望は、職務経歴書に詳しく書けばいいと考えましょう。履歴書はあくまで自分自身を証明するための書類であり、必要な情報を正確に書くことが何より重要だと理解してください。

ポイント②: 志望動機は応募企業に合わせて作成がベター

履歴書の志望動機は、できれば応募企業ごとに作成することをお勧めします。採用担当者の中には、「どの企業にも当てはまることしか書かれていない」とマイナスに捉える人もいるからです。

「1社ごとに書き直すのは大変」と思うかもしれませんが、すべてを新たに作成する必要はありません。例えば、文章の半分は他の企業と同じだったとしても、残りの半分にその企業のどこに魅力を感じているかを書けば、それだけで応募企業にあった志望動機にカスタマイズできます。

ポイント③:手書き指定でない限り、データ作成で良い

応募企業から手書きの指定がない限り、履歴書はパソコンによるデータ作成で問題ありません。現在はごく一部の企業を除いて、手書きを指定されるケースはほとんどなくなりました。

企業側にとっても、データの方が読みやすく管理もしやすいので、大半の企業はパソコン作成が望ましいと考えています。ひと昔前は「文字から人柄がわかる」として手書きを好む採用担当者が多かったため、現在でも迷う人が多いようですが、特に指定がない場合は安心してデータで提出してください。

ポイント④ : 手書きを指定された場合は、丁寧に記入する

もし手書きを指定された場合は、丁寧に記入してください。わざわざ手書きの履歴書を提出させるということは、採用担当者が文字や文章の書き方から、その人の人柄や性格を読み取ろうとしていると考えられます。

手書きの場合はボールペンを使い、途中で書き間違った場合は修正液を使わず、最初から書き直します。詳細は以下の記事を参照してください。

ポイント⑤: フォーマットの指定がなければ、形式は自由

履歴書にはJIS規格のフォーマットが存在します。企業によってはJIS規格の提出を求められるので、その場合は必ず指示に従ってください。なお、職務経歴書にJIS規格はありません。

→ JIS規格の履歴書フォーマットをダウンロードする

JIS規格を求める企業は、履歴書の志望動機も重視する傾向がありますので、使い回しの文章は避けて、その企業に合った志望動機をしっかりと作り込むことを勧めます。

特にフォーマットの指定がなければ、形式は自由です。自由記入欄に志望動機ではなく、趣味や特技を書いても構いません。履歴書のテンプレートは様々なタイプがあるので、自分が書きやすいフォーマットを選ぶとよいでしょう。

ポイント⑥: 提出する日の日付にする

履歴書には、「提出する日の日付」を記入するのがルールです。面接に持参する場合は面接当日の日付を、郵送する場合は投函する日の日付を、メールで送る場合は送信する日の日付を書いてください。

履歴書の日付は、「これはいつの時点でのデータなのか」を企業側に伝える役目があります。よって、あまりに古い日付が記載されていると、「これは採用選考に使えない」と判断されたり、使い回しの履歴書だと思われてしまうリスクがあります。細かい部分ですが、日付は正確に記入するようにしましょう。

ポイント⑦ : 誤字脱字や記入ミスがないか見直す

履歴書を書き終えたら、必ず内容を見直してください。下記の点は特に注意してチェックしましょう。

  • ◆誤字脱字がないか
  • ◆学歴・経歴の年は間違っていないか
  • ◆応募企業に合った志望動機になっているか
  • ◆証明写真がきれいに貼られているか
  • ◆文字のにじみや紙の汚れ・折り目がないか

慌てて作成すると記入ミスが発生しやすくなります。履歴書は余裕を持って早めに作成するようにしましょう。

ポイント⑧: データ印刷の用紙サイズはA3がベスト

データ作成した履歴書を印刷して提出する場合、用紙のサイズにも注意してください。

一般的なのは、市販の履歴書と同様、A3用紙に見開きで印刷する形式です。家庭用プリンターではA3印刷ができないケースもあるので、その場合はコンビニのプリンターなどを利用してください。A4用紙2枚に分けてもNGではありませんが、大半の人はA3用紙で提出するので、自分だけ目立つのが心配ならそれに合わせるのがベストです。

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履歴書のテンプレート

履歴書に書くべき内容や項目は決まっています。履歴書の代表的なフォーマットを見ながら、書き方のポイントを解説しましょう。

① 作成日と年号表記

一番上の作成日は、先ほど話した通り、提出する日の日付を書きます。履歴書は公文書扱いになるため、「その日付において、履歴書の内容が正しい」と証明する役目を果たします。

生年月日や学歴・職歴欄の年号表記は、和暦か西暦で揃えます。どちらでも問題ありませんが、職務経歴書の年号と統一してください。

なお、和暦だと計算が複雑になって記入ミスが増えることや、昭和・平成など複数の元号が並ぶより西暦で統一した方が見やすいことを考えると、迷った場合は西暦で統一した方が良いでしょう。

②③ 住所(現住所・ふりがな)

現住所は都道府県に始まり、マンション・アパート名や部屋番号まで正確に記入します。ふりがなは「数字」と「丁、番地、号」を抜いて、ひらがなで記入してください。

④ 連絡先

現住所以外に連絡してほしい先があれば記入します。特になければ、「同上」と記入してください。

⑤⑥ 学歴・職歴

書き始めのラインを揃えるときれいに見えます。職歴が最後まで書き終わったら、「現在に至る」と記入し、次の行に右寄せで「以上」と書きます。

⑦資格

資格名はすべて正式名称で書き、取得した年・月を記入します。普通自動車免許も資格として記入しましょう。外回りの営業職などでは運転免許が必須条件になっている場合があるので、忘れずに書いてください。

⑧通勤時間

自宅から応募企業までの通勤時間を記入します。自分が希望する経路での通勤時間ではなく、「自宅から会社に行くまでにかかる最短時間」を書いてください。

⑨本人希望欄

選考を受けるにあたって、事前に企業側に伝えておくべき特記事項があれば記入します。給与や待遇などの希望は書くべきではないので注意してください。特にない場合は、「貴社の規定に従います」「貴社の規定に準じます」などと書きます。

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履歴書の学歴・職歴欄の書き方

履歴書の学歴・職歴は、正確に書くことが重要です。記入ミスがあると、後々で経歴詐称を疑われることになりかねないので注意してください。

学歴・職歴で共通して気をつけるべきポイントは、以下の7つです。

①学校名や企業名は必ず正式名称で

学校や会社の名前は省略せず、正式名称で書いてください。例えば「高校」も、「高等学校」と省略せずに書くのが基本です。会社名も「(株)○○」などと省略せず、「株式会社○○」と書きましょう。

②日付や和暦・西暦のどちらかで統一する

先ほど話した通り、日付や和暦か西暦で統一してください。迷ったら、西暦で統一すれば問題ありません。

③時系列で順を追って記入する

学歴・職歴とも、古い年代から新しい年代へと時系列で記入します。
もし自分の卒業した年や離職した年などわからなくなってしまった場合は

西暦和暦年齢一覧表
西暦、和暦、年齢の一覧表。西暦和暦(年号・元号)対応表・早見表で一目でわかるように見やすい表にまとめています。

で確認して下さい。

④学歴は中学卒業時から記入する

学歴は中学卒業時から記入するのが一般的です。大学は「学部・学科」まで省略せずに書きましょう。学部学科名が長くなる場合は、2行に分けて記入して構いません。

⑤職歴は所属企業ごとに記入する

職歴は、所属していた企業ごとに区切って書きます。企業の合併・買収などで社名が変更になった場合は、「合併・買収前の企業名(現在の企業名)」と書いてください。

⑥職歴の最後の行に「現在に至る」と記入し、次の行に右寄せで「以上」と書く

現在の会社に在籍したまま転職活動をする場合は、職歴を最後まで書き終えた後、「現在に至る」と「以上」の記入を忘れないようにしましょう。

⑦退職した場合は、退職理由に合った書き方をする

前職をすでに退職している場合は、職歴の最後に退職したことを書きます。自己都合退職の場合は「一身上の都合により退職」、会社都合退職の場合は「会社都合により退職」「倒産により退職」などと記入してください。

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履歴書の志望動機欄の書き方

履歴書に志望動機を記入する場合には、応募企業に合わせた志望動機を記入するようにしましょう。

履歴書の志望動機はスペースが限られているため、長い文章は書けません。ただし、この志望動機欄を面接官が見て質問のきっかけにすることが多いので、短い文章だからといって手を抜かず、きちんと内容を整理しましょう。

履歴書の志望動機はスペースが限られているため、長い文章は書けません。ただし、この志望動機欄を面接官が見て質問のきっかけにすることが多いので、短い文章だからといって手を抜かず、きちんと内容を整理しましょう。

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履歴書の写真をきれいに撮ろう!

履歴書に貼る写真は、「現在の自分の姿」を相手に伝えるためのもの。何年も前に撮影した写真を使うのはマナー違反です。目安としては、3ヶ月以内に撮影したものを使うとよいでしょう。採用担当者に実際に会う時の印象と写真の印象が大きく変わらないようにすることが大事です。
プリクラなどは論外なので気を付けましょう。

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「自撮り写真」は避ける

最近はスマートフォンのカメラで手軽に「自撮り」ができるようになりましたが、履歴書に使うのは避けましょう。顔がゆがんで見えたり、左右どちらかに寄ってしまったりと、なかなかきれいに撮影できないからです。
人生を左右する大切な転職活動に使う写真を自撮りで済ませること自体が、「転職への意欲が低い」と捉えられてしまう可能性もあります。

よって履歴書に使う写真は、写真館または証明写真機で撮影することをお勧めします。

時間に余裕があるなら、写真館の利用がベストです。写真館はプロが撮影してくれるので、履歴書に使うのにふさわしい写真に仕上がります。専門スタッフがヘアメイクをしてくれたり、より印象が良くなるように写真の仕上がりを修正してくれたりするサービスもあります。

時間がない場合は、駅前などにある証明写真機で撮影しても問題ありません。実際、転職活動で使用される写真の多くは証明写真機で撮影されています。スマートフォンにデータを転送してくれるものと、そうでないものがあるので、履歴書を手書きではなくデータで提出する場合は、スマートフォン対応の証明写真機を探しましょう。

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スーツの着用が基本

写真を撮影する時の服装は、男性ならスーツにネクタイ、女性はスーツかジャケットを着用するのが基本です。スーツやジャケットの色は紺やグレーなどダークな色合いを、ワイシャツやブラウスは白の無地を選ぶと良いでしょう。

ただし、クリエティブ職やエンジニア・デザイナーなどの技術系は、カジュアルな服装でも問題ないケースがあります。どこまで許されるかの基準は応募企業によって異なるので、職場環境や会社の社風などをリサーチして、状況に合わせた服装を選んでください。

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身だしなみをチェックする

撮影する際は、髪型が乱れていたり、ネクタイが曲がっていたりしないか、身だしなみをチェックしてください。女性はメイクにも気をつけましょう。派手すぎるメイクも、逆にノーメイクのままで撮影するのもNGです。社会人としてふさわしい適度な身なりを心がけてください。

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表情が暗く見えないようにする

写真貼り付けにて提出する場合には、写真の裏面に名前を記入しておきましょう。

写真の表情が暗いと、その人の性格まで暗いような印象を受けてしまいます。顔が髪で隠れていると暗い雰囲気に見えるので、髪が目や頬にかからないように短くカットするか、女性の場合は耳にかけたり後ろでまとめるなどしてください。

また緊張で顔がこわばったり、カメラを睨むような目つきで写っていると、やはり明るい印象には見えません。表情に自信がない人は、鏡の前で自然に見える表情を作ってから、撮影に臨むとよいでしょう。

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写真の貼り付けは丁寧に

写真を履歴書に貼り付けて提出する場合は、貼り方にも注意しましょう。証明写真機で撮影した場合は、複数枚が写ったシートを自分でカットして使う必要があるので、丁寧に切り取ってください。カットしたラインが曲がっていたり、余白を残したまま折り曲げて貼り付けたりするのはマナー違反です。

履歴書に貼る時は、写真の枠に合わせて、まっすぐきれいに貼り付けます。写真の仕上がりが良くても、切り方や貼り方が雑だと、それだけでマイナスの印象を与えてしまうので注意してください。

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写真をデータ印刷するのは避けた方がよい

パソコンで履歴書を作成する場合、「写真もデータ印刷していいのでは?」と考えるかもしれません。ただし、使用するプリンターによっては画質や色が不鮮明になることがありますし、採用担当者の間でも「履歴書の写真は貼り付けるもの」という考えがまだまだ一般的です。応募企業から「写真はデータ印刷でOK」という指定がない限りは、履歴書を印刷した後で写真を貼り付けて提出した方が無難です。

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写真の裏面に名前を書く

写真を貼り付ける前に、裏面に自分の名前を記入しておきましょう。万が一、履歴書の提出後に写真がはがれてしまった時に、採用担当者があなたの写真だと確認できるからです。必須ではありませんが、念のために書いておくと安心です。

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履歴書を送付・持参するときのポイント

①郵送する場合

履歴書を郵送するときは、添え状をつけるのがマナーです。書類を入れる順番は、添え状を一番上にして、添え状の「同封書類」に書いた順に重ねます。誤字脱字や汚れがないか確認し、書類一式を形状の安定と保護のためにクリアファイルに入れて送りましょう。宛名は油性のボールペンや油性のサインペンを使い、A4サイズの白い封筒に縦書きで書きます。開封前でも履歴書が入っていることがわかるように、封筒の左隅に赤字で「応募書類在中」と書き、目立つように四角で囲みます。履歴書を郵送する時は郵便局での提出がオススメです。

②メールで送付する場合

メールで送付をする場合は、件名や本文などメールの内容と添付する履歴書のファイルについて注意が必要です。件名は「履歴書等送付の件(氏名)」のように用件をわかりやすく記載します。本文は宛先、挨拶文と自己紹介、用件、締め、署名の形式で書きます。件名と同様に簡潔にわかりやすく書くことを意識しましょう。 履歴書を添付する時は、ファイル形式をPDF形式にしたものを添付することをおすすめします。採用担当者が履歴書を確認した際に、レイアウトが崩れることなく印刷ができ、データの変更や削除がされないのがPDF形式にするメリットです。企業からの指定がある際は、そちらに従ってください。また、個人情報が記載されているためパスワードをつけておくと安心です。その際、パスワードは履歴書が添付されたメールには書かず、「履歴書を添付したメール」「パスワードを知らせるメール」の2通にわけてメールを送りましょう。

③面接時に担当者に渡す場合

履歴書を面接当日に持参する場合は、クリアファイルに提出書類一式を挟み、A4サイズの白もしくは茶の封筒に入れておきます。封筒の表の左隅に「履歴書在中」と赤字で記入し、裏面には住所と氏名を書いておきます。面接官に直接手渡しする場合は、封筒からクリアファイルを取り出し封筒の上に重ねて、相手が読みやすい向きで渡します。

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まとめ

履歴書は自分自身を証明するための書類であり、客観的な個人情報を書くものです。応募企業にアピールしたいことや転職への思いは、職務経歴に詳しく書くようにして、2つの書類を適切に使い分けることが大事です。

最後に、履歴書の書き方のポイントをまとめます。

  • 1.履歴書は自分自身を証明するための書類。アピールする内容は職務経歴書に書く
  • 2.指定がなければデータ作成でOK
  • 3.提出する日の日付にする
  • 4.西暦・和暦はどちらかで統一。迷ったら西暦が無難
  • 5.学校名・会社名・資格名などで略称は使わない
  • 6. 自撮り写真は避け、きれいに貼り付ける
  • 7.誤字脱字や記入ミスがないか見直す

以上のポイントを押さえて、採用担当者に好印象を与える履歴書を作成してください。

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